BUSINESS PROCESS REENGINEERING
I. Pendahuluan Paradigma bisnis yang baru mendorong para peneliti lebih melihat organisasi dari sudut proses dibandingkan fungsional. Pada awal 1990, dikenal pendekatan baru dalam mendisain organisasi konsekuensinya ada perubahan dalam mendesign proses bisnis dan hal ini menjadikan perhatian yang cukup besar dari kalangan akademisi dan praktisi.
Basis persaingan berubah dari cost dan quality menjadi flexibility dan responsiveness. Peranan manajemen proses dalam menciptakan keuntungan dan berdaya saing adalah tujuan dalam suatu proses reengineering bisnis, dan pertama diperkenalkan oleh Hammer (1990), Davenport & Short (1990). Mereka mengemukakan pendekatan baru pada manajemen proses, yang membuat perbaikan radikal pada performansi bisnis. Tiga pendorong dibalik perubahan radikal ini adalah lanjutan dari kerja Porter pada "competitive advantage" (Porter, 1980, 1985, 1990), dan dilanjutkan oleh Hammer dan Champy (1993).
Kebutuhan suatu organisasi melakukan perubahan untuk menyesuaikan dengan lingkungannya semakin meningkat dan sulitnya usaha untuk mencapai keinginan tersebut.
Perubahan peranan teknologi informasi didalam organisasi merupakan sebuah transisi dari sebuah era industrialisasi ke era informasi dan jasa. Perubahan permintaan akan produk dan jasa berubah pada era ini jelas memberikan pengaruh bagaimana cara mengorganisasikan perusahaan dan bagaimana cara untuk menjadikan organisasi kompetitif ( Martin 1981).
II. Arti dan Tujuan Business Process ReengineeringRekayasa ulang proses bisnis adalah proses berpikir kembali (rethinking) dan proses perancangan kembali (redesign) secara mendasar (fundamental) untuk memperoleh perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost, quality, delivery, service, and speed dengan pengukuran yang teliti atau kontemporer.
Menurut Manganelli dan Klein (1994 : 7):
Reengineering is the rapid and radical redesign of strategik, value-added business process and the systems, policies and organizational structures that support them – to optimize the work flows and productivity in an organizatin.
Definisi rekayasa ulang ini memuat empat kata kunci, yaitu:
1. Process, yaitu serangkaian aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran. Terdapat tiga aktivitas dalam proses yaitu: (a) Value-adding activities -> aktivitas untuk menghasilkan nilai tambah, (b) Hand-off activities -> Aktivitas yang memindahkan aliran kerja dengan melewati hambatan-hambatan fungsional, departemental atau organisasional dan (c) Control activities -> aktivitas yang tercipta untuk mengendalikan Hand-off activities.
2. Strategik and value added. Target utama rekayasa ulang proses bisnis adalah stratgei dan nilai tambah. Untuk memaksimalkan tingkat pengembalian investasi dalam rekayasa ulang, perusahaan mulai memfokuskan pada proses yang terpenting dalam perusahaan, yaitu tidak hanya strategi dan nilai tambah tetapi keseluruhan system, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses.
3. Optimization of work flow and productivity in organization, yaitu meningkatkan produktivitas, pangsa pasar, pendapatan, tingkat pengembalian investasi dan asset. Rekayasa ulang proses bisnis dapat diukur dari pengurangan biaya per unit.
4. Rapid, radical and redesign. Rekayasa ulang harus dilaksanakan secara cepat dan radikal serta merancang kembali proses bisnis untuk menghilangkan aktivitas yang tidak perlu.
Rekayasa ulang proses bisnis mencoba untuk memisahkan proses lama dengan proses baru tentang bagaimana mengorganisasikan dan memperlakukan bisnis. Hal ini mencakup penggantian metode lama dan mencari metode baru untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Rekayasa ulang proses bisnis memaksa orang untuk berkonsentrasi pada proses tertentu yang sudah mapan, dan tidak mampu menghasilkan strategi yang lebih luas lagi, sehingga harus diganti dengan transformasi. Transformasi meliputi 4R (Nasution, 2004: 217) yaitu reframing (pembingkaian kembali), restructuring (restrukturisasi), revitalizing (revitalisi) dan renewing (pembaharuan kembali). Terdapat duabelas kromosom (konsep) transformasi 4R tersebut pada organisasi yaitu : (1) Komponen Mobilisasi (2). Visi (3). Sistem pengukuran target (reframing) (4). Model ekonomi usaha (5). Penataan infrastruktur (6). Perbaikan cara kerja (restructuring) (7). Fokus pemasaran (8). Perluasan usaha (9). Teknologi informasi (revitalizing) (10). Sistem imbal jasa (11). Kebiasaan belajar individu dan (12). Pengembangan organisasi (renewing). Pada organisasi jasa terdapat tiga dimensi yang harus diperbaiki yaitu dimensi tenaga kerja, proses kerja dan teknologi (human dimension, work process dimension and technology dimension). Reengineering membantu perusahaan untuk mengatasi halangan/hambatan kerja secara sistematis yang terjadi pada saat pihak manajemen berusaha untuk memberikan kepuasan tertinggi pada pelanggan. Rekayasa ulang proses bisnis mencakup perancangan kembali proses bisnis untuk memperoleh keuntungan dari potensi besar yang dimiliki perusahaan seperti komputer dan teknologi informasi.
Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah perbaikan proses untuk meningktkan kepuasan total baik bagi pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Tujuan rekayasa ulang proses bisnis menurut Andrews dan Stalick (1994 : 8) adalah sebagai berikut (1). Meningktkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi masal (2). Meningktkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing (3). Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan (4). Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer (5). Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidak puasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik (6). Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga “value-driven” untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas (7). Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan dan (8). Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.
III. Prinsip dan Tahapan Business Process ReengineeringDengan memperhatikan karakteristik rekayasa ulang proses bisnis tersebut diatas, maka dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis harus berlandaskan pad abeberapa prinsip rekayasa ulang proses bisnis, yang terdiri atas: (1), Mengorganisasikan hasil dari seluruh langkah dalam proses, bukan satu langkah saja; (2). Orang yang mengusulkan disain proses baru tersebut harus bisa melakukannya dengan tepat; (3). Pekerjaan dalam memproses inromasi diusahakan menjadi kerja nyata yang menghasilkan informasi akurat yang dibutuhkan; (4). Sumber-sumber produksi yang letaknya menyebar harus dibuat agar seolah-olah disentralisasikan; (5). Lebih menghubungkan aktivitas parallel daripada mengintegrasikan hasilnya; (6). Meletakkan titik keputusan di mana pekerjaan tersebut dilakukan, dan menentukan kontrol atas proses tersebut dan (7). Menerima informasi satu kali saja daripada menerima informasi berulang kali.
Tahapan dasar dalam rekayasa ulang proses bisnis terdiri dari 3R, yaitu:
1. Rethink, Memikirkan kembali tujuan yang akan dicapai saat sekarang dengan asumsi yang diperlukan untuk menentukan apakah tujuan tersebut masih bisa digunakan pada komitmen yang baru untuk memenuhi kepuasan pelanggan di waktu yang akan datang.
2. Redesign, Mencakup analisis tentang cara organisasi dalam pemproduksi barang atay jasa, bagaimana struktur kerjanya, siapa yang menyelesaikan suatu tugas tertentu dan apa hasil yang dicapai dari masing-masing prosedur tersebut.
3. Retool, Mencakup evaluasi tentang keuntungan atau manfaat yang diperoleh dari teknologi mutakhir yang digunakan khususnya pada electronic word and data processing system untuk menentukan kemungkinan merubah teknologi tersebut agar kualitas meningkat.
Apabila perusahaan telah menentukan bahwa suatu proses tidak efektif dan efisien maka perusahaan harus merancang kembali proses baru dengan langkah-langkah sebagai berikut: (a) menentukan tujuan bisnis dan proses; (b) menentukan proses mana yang akan diubah/diperbaiki; (c) memahami dan mengukur proses yang lama tersebut; (d) menentukan tingkat informasi teknologi yang dibutuhkan dan; (e) merancang dan membuat suatu model mengenai proses yang baru.
Menurut Manganelli dan Klein (1994 : 30) metodologi rekayasa ulang proses bisnis meliputi lima tahap, yaitu :
- Persiapan. Tahap ini dimulai dengan pengembangan dari persetujuan bersama yang telah disepakati oleh eksekutif pada terobosan tujuan dan sasaran, yang mewakili maksud untuk keberadaan organisasi serta proyek rekayasa ulang. Persiapan membentuk hubungan yang utama antara tujuan bisnis dan kinerja proses rekayasa ulang, dan mendefinisikan parameter proyek yang menyangkut jadwal, biaya, resiko dan perubahan organisasional. Pada tahap ini, teknik manajemen mengidentifikasikan : penetapan tujuan, fasilitasi, kelompok membangun, motivasi, manajemen perubahan, taksiran sendiri, taksiran lingkungan dan manajemen proyek.
- Identifikasi. Tahap ini mengembangkan model bisnis yang berorientasi pelanggan, mengidentifikasi proses strategi nilai tambah, dan peta organisasi, sumber daya dan volume untuk proses yang spesifik dan prioritas, serta merekomendasikan proses spesifik sebagai akibat target rekayasa ulang yang tertinggi. Teknik manajemen yang digunakan adalah model pelanggan, pengukuran kinerja dan analisis waktu siklus, proses model, integrasi pemasok dan program kerja sama, ananlisis alur kerja, peta organisasional, analisis biaya berdasarkan kegiatan, manajemen perubahan dan fasilitasi.
- Visi. Melihat peluang terobosan bisnis, analisis dan struktur sebagai visi dari perubahan radikal. Teknik manajemen yang digunakan adalah: ananlisis alur kerja, analisis proses nilai, benchmarking, manajemen perubahan, manajemen proyek dan fasilitasi.
- Pemecahan. Tahap ini dibagi dua, yaitu : (a) Rancangan Teknis: Tujuan tahap ini adalah untuk menetapkan dimensi teknis dari proses yang baru. Spesifikasi ini akan menghasilkan deskripsi tentang teknologi, standar prosedur, system dan kontrol bagi karyawan, perancangan interaksi elemen social dan teknik, persiapan perencanaan untuk pengembangan, perolehan, fasilitas, pengujian, konversi dan penyebaran. Teknik manajemen yang digunakan adalah analisis alur kerja, informasi teknik mesin, pengukuran kerja, strategik otomatisasi, manajemen perubahan, manajemen proyek dan fasilitasi; (b) Rancangan Sosial: Tujuannya untuk menetapkan dimensi social proses bisnis yang baru. Tahap ini menghasilkan gambaran tentang organisasi, staf, pekerjaan, jalur karir, insentif bagi karyawan, perancangan interaksi elemen teknik dan social, dan perencanaan awal untuk perekrutan, pendidikan dan pelatihan, organisasi ulang dan penyebaran ulang. Teknik manajemen yang digunakan adalah kekuasaan karyawan, acuan keahlian, kelompok membangun, mengatur ulang organisasional, danpeta organisasional, pekerjaan produksi, broadbanding, manajemen perubahan, manajemen proyek, fasilitasi, penghargaan karyawan dan insentif.
- 5. Transformasi. Tahap ini bertujuan untuk mewujudkan visi proses rekayasa ulang. Tahap ini adalah tahap akhir untuk melakukan implementasi pada perencanaan proses. Teknik manajemen yang digunakan adalah proses model, informasi teknik mesin, acuan keahlian, kelompok membangun, perbaikan terus-menerus, pengukuran kinerja, manajemen perubahan, manajemen proyek dan fasilitasi.
Berikut adalah rangkuman dari dua puluh tujuh teknik manajemen yang digunakan dalam setiap tahap dari rekayasa ulang proses bisnis, seperti dikemukakan dalam Tabel 1.
Utilization of Management Techniques in Rapid Process Engineering
IV. Bila Melakukan BPR dan Keberhasilan BPR1. Bila Perusahaan Melakukan BPRMenurut Peppard dan Rowland (1995:40), saat yang tepat untuk memutuskan kapan melakukan BPR untuk organisasi, tergantung pada sejumlah factor dan menggunakan framework yang dikembangkan oleh Nolan Norton and Company, seperti dikemukakan dalam Gambar 1. berikut :
Gambar 1. : BPR Business Need/Readliness Analysis Framework
Keterangan
Kuadran I : Bertahan Hidup (survived)
Mengindikasikan kritik untuk memperbaiki kinerja bisnis secepatnya.
Kuadran II : Meluncurkan (Launch)
Mengindikasikan kritik untuk memperbaiki kinerja. Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari menginvestasikan untuk pengembangan kemampuan BPR dan mengadakan usaha secepatnya.
Kuadran III : Mempertimbangkan Kembali (Reconsider)
Mengindikasikan bahwa perusahaan sehat dan membutuhkan sedikit perbaikan yang dramatis di masa yang akan datang. Sebagian perusahaan sebaiknya mempertimbangkan kembali mengadakan BPR dan berfokus pada perbaikan yang kontinu.
Kuadran IV : Keuntungan (Advantage)
Mengindikasikan bahwa meskipun tidak terdapat desakan untuk perbaikan yang dramatis, namun merupakan suatu keuntungan strategic untuk mengambil inisiatif untuk melaksanakan BPR.
Dari setiap kuadran tersebut di atas, ternyata bahwa BPR tetap diperlukan dalam setiap kuadran terutama pada skuadran Survival dan Launch.
2. Faktor kunci keberhasilan dalam BPRHammer dan Champy (1995 : 198) mengatakan bahwa kunci keberhasilan dalam melakukan rekayasa ulang terletak pada pengetahuan dan kemampuan melaksanakannya, bukan keberuntungan. Bila mengetahui aturan-aturannya dan menghindari berbuat kesalahan, maka kemungkinan besar akan berhasil. Langkah pertama menuju keberhasilan rekayasa ulang adalah mengenali kegagalan umum dan belajar mencegahnya. Untuk mencapai keberhasilan dalam BPR, terdapat beberapa faktor kunci yaitu : vision, skills, incentives, resources dan action plan.
a. Vision. Visi adalah gambar tentang apa yang dikehendaki yang menyangkut : orang, produk, pelayanan, proses, fasilitas, kultur dan pelanggan. Setiap orang dalam organisasi harus mamapu mengerti, memahami, menjiwai dan menggambarkan visi tersebut sehingga semua tindakan dan keputusan selalu membawa perusahaan makin dekat pada visi yang telah ditentukan. Kegiatan-kegiatan yang menyangkut visi antara lain : (1) Menentukan strategi yang tepat (2) Menjelaskan alasan mengapa dilakukan BPR (3) Mengembangkan suatu cita-cita masa depan yang dipahami semua orang. (4) Menentukan target yang harus dicapai (5) Menjelaskan hubungan antara usaha BPR dengan usaha yang sudah dilakukan dan (6) Membuat peta perubahan-perubahan sampai pada tahap akhir.
b. Skills. Ketrampilan baik ketrampilan interpersonal maupun ketrampilan teknik diperlukan agar karyawan mampu melaksanakan tugas-tugas dalam proses baru. Aktivitas yang dilakukan dalam peningkatan ketrampilan antara lain : (1) Mendidik pimpinan puncak mengenai konsep dan implikasi BPR. (2) Menginventarisasi tipe kepemimpinan yang dibutuhkan untuk melakukan proses baru. (3) Berfikir luas masa depan (4) Mengubah desain dan mengembangkan hal-hal dari luar ke dalam perusahaan (5) Memperoleh dukungan sarikat pekerja dan (6) Mengelola perbedaan atau konflik secara baik dan konstruktif.
c. Incentives. Apabila karyawan dapat memahami dan merasakan perubahan secara drastis membawa perbaikan bagi karyawan, maka mereka dapat melakukan perubahan secara lebih baik. Beberapa hal yang menyangkut insentif anatara lain : (1) Perubahan harus dipimpin, disosialisasi dan dibuat target tertentu oleh pimpinan perusahaan (2) Tim manajemen bertanggung jawab atas keberhasilannya (3) Hilangkan rasa ketakutan (4) Memberi penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan dan prestasi karyawan dan (5) Perubahan sikap dan budaya dengan sistem dan suri tauladan dari pimpinan perusahaan.
d. Resources. Beberapa hal dan aktivitas dalam pengalokasian sumber daya antara lain (1) Komitmen manajemen puncak untuk melaksanakan perubahan (2) Paling sedikit 25% dari waktu manajemen puncak melaksanakan perubahan (3) Mengadakan pelatihan dan bimbingan dalam melaksanakan perubahan (4) Melakukan benchmarking dan (5) Memanfaatkan sumber daya seefektif dan efisien mungkin.
e. Action plan. Action plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung jawab dan jadwal waktu serta target yang terinci.
Kesimpulan
- Rekayasa ulang proses bisnis merupakan salah satu pendekatan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang makin ketat.
- Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah perbaikan proses atau prosedur pelayanan untuk meningkatkan kepuasan total penumpang dengan menyederhanakan proses dan menyenangkan penumpang.
- Tahapan dasar rekayasa ulang proses bisnis adalah rethink, redesign dan retool yang meliputi tahapan persiapan, identifikasi, visi, pemecahan dan transformasi dengan menggunakan dua puluh tujuh teknik manajemen.
- Untuk mencapai keberhasilan dalam rekayasa ulang proses bisnis ada lima faktor kunci yaitu : vision, skills, incentives, resources dan action plan.
